GTD 和 Omnifocus 的那些事儿（二）–快速上手
前言
没有最好的工具，只有最适合你的工具—小欠说
必须承认，我是 Omnifocus 的忠实拥趸和鼓吹者，一直以来我的看法都是“Omnifocus 是最强大的 GTD 工具，没有之一”，不过客观的说，它未必适合每一个人。GTD 是我认为每个人都应该去学习和实践的一种方法，实现这个方法的工具则有很多，从 Web 端的，到 PC、Mac 端的，乃至纸和笔，都可以成为你 GTD 的有利帮手，选择一个最适合自己的，能让自己真正用得起来的，才是最重要的！
书归正传，上一篇中，我们讲述了“什么是GTD？” ,从这一篇开始，我们开始进入 Omnifocus 的实践操作。请先清楚一个事实，Omnifocus 是一款功能非常强大的 GTD 工具，远比普通意义上的 Todo-List 类软件强大得多，所以它的学习曲线也是相当之长，没经过系统的学习和较长时间的实践，很难全部掌握其精髓。使用它之前，请确认一下自己是否真的是否做好了准备，能否坚持下去，如果答案是“yes”的话，恭喜你！你即将进入一个全新的领域，也许你的生活方式也将从此改变！那么，就让我们开始吧。
人物登场
前一阵子 AsianEfficiency的 Omnifocus 系列教程 写的很好，其中引入了一个虚拟人物来进行实践演练，在此我也东施效颦一下，引入我这个系列文章中的虚拟人物—小李：
小李是个土生土长的帝都男生，刚过而立之年，非单身亦未婚。他在一家刚刚创立不久的移动互联网公司做产品负责人，职责除了负责产品的策划运营之外，还要兼顾一些外联和团队管理的工作。他向 CEO Jaff 汇报，部门内有一枚产品经理 Woshi 和一名 UI 设计师 Jerry，与他协作的技术部门负责人是 Sunfruit，他们是这家公司的最早的成员。
小李的兴趣爱好蛮多，业余时间喜欢呼朋唤友的小聚一下，也坚持运动来保持健康的体魄。作为一个典型的互联网从业者，小李爱好数码产品，用 Kindle 阅读，用 iPhone 和 iPad 来工作和娱乐，上 Twitter 和 Facebook，用 Tumblr 写一些玩物丧志的博客。
小丽是小李的女朋友，同样是一枚果粉和互联网成瘾患者。他们有共同的爱好和生活方式，小李希望明年可以娶小丽过门早日让爸妈抱孙子 XD
好啦，这就是我们的虚拟人物小李，他是帝都万千年轻人之中普通又不普通的一位，我们将以他为模型，看看 Omnifocus 是怎么玩转起来，改变他的生活的。
准备工作
熟悉界面：
开始上手之前，先让我们熟悉一下 Omnifocus 的界面。Omnifocus 过于简洁（甚至有点简陋）又排布了N多按钮、窗体和栏目项的界面一直被很多人争议，我个人倒是蛮喜欢这种风格的：越不花哨的界面越能减少对注意力的分散，而且 OF 的界面是可以深度自定义的，就看你自己的喜好了。
上图是第一次打开 Omnifocus 时会看到的样子，它就是默认的“Planning Mode（规划模式）”，随时进入这个模式的快捷键是“CMD+1”。屏幕上各个部分分别是：
- ToolBar（工具栏）：这里可以充分的自定义显示哪些图标以及如何显示，后面我们用它发挥巨大的威力；
- View Bar（显示栏）：这个栏的作用是过滤器，通过设置这里可以过滤下面会显示哪些项目，这个栏非常之有用，后面我们会详解每一项。它默认并不显示，开启办法是工具栏里面右侧的小眼睛，或者快捷键“SHIFT+CMD+V”;
- Side Bar（左边栏）：这里显示 Inbox（收件箱）和 Library（资源库），资源库下面包含用户所有的 Folder（文件夹）、Project （项目）和 Single-Action List （单个动作列表）；
- Main Window（主面板）：这里显示左边栏选中项目下的所有 Action 列表；可以在此对每个动作进行修改编辑和 Check（完成）的操作；
- Columns：在主面板的顶部条点击右键，即可手动修改显示 Action 的哪些属性，包括 Project（所属项目），Context（情景），Start Date（开始时间），Due Date（截至时间）等等；
与刚才的“规划模式”对应的，上图是“Context Mode（情景模式）”。Planning Mode侧重展现 Projects 的全貌用于规划，而 Context Mode 则更注重展示完成任务时候的情景（ Context） 。在此模式下，左边栏显示用户预设好的所有 Context ，点击每个条目可以看到它下面包含的所有 Actions ，比如点击“Office”，右边就会显示所有在“Office”这个 Context 可以去完成的 Actions 了。 （注：Omnifocus 的中文版里面把 Context 翻译成为“上下文”，很多文章也引用了这个称呼，而我始终觉得“上下文”是个十分没品也令人费解的说法，所以以后我都用直接用 Context 来叙述，必要用中文的时候则用“情景”代替）
快捷键备忘：
CMD+1：Planning Mode
CMD+2：Context Mode
CMD+4：在左边栏和主面板之间切换光标
上下方向键：在条目之间上下滚动
左右方向键：展开和折叠所在条目
SHIFT+CMD+V: 开关 View Bar
一些设置：
熟悉完界面，再来做一些基本设置。在本篇里我只对一些最常规的基本设置进行说明，更细致的说明待到后面的篇章里面结合实践来讲解。进入设置的快捷键是“CMD+，”
通用预置
这里需要注意的是“Quick Entry Shortcut”，有了这个快捷键，我们就可以在任何时候直接呼出 Omnifocus 的 Quick Entry （前提是 Omnifocus 处于开启状态），迅速的添加 Action 到 Inbox 里面了，这几乎是最最常用的一个快捷键了，可以根据自己的习惯去自定义。其他选项可以根据自己习惯去设置，图中是我的偏好设置（下同）。
数据预置
- Cleanup ：“Clean Up Inbox items which have”指的是当 Inbox 里面的一个动作具备何种要素的时候就自动被整理到相关项目下，这里建议选择“Both a Project and a Context”：当一个 Inbox 里的 Action 被赋予了 Project 和 Context 的属性后才会被清理出 Inbox；
- Dates & Times ：这里按照自己的习惯来设置即可，我的习惯是把“Due Soon（即将截止）”设置为一天内，而“Default Time for Due Dates（默认的截止时间）”设置为晚上11点； Due Soon 和 Due Dates 都会影响到 Omnifocus 何时来提醒你任务要过期了；
- Projects & Action Groups ：按照我的设置操作即可，后续我们会详细解释“ Sequentail（顺序的）”和“Parallel（平行的）”之间的差异和用法。
剪辑预置
Clipping Shortcut 也是十分有用的快捷键，在浏览网页的时候选中一段图文内容，或者直接在 Finder 下选中若干文件，直接一键即可关联到 Omnifocus 下生成一个新的任务，待到执行任务的时候就可以看到相关的网页或者文件了，甚至在 Omnifocus 未开启的时候都可以工作，非常便捷。下面的“Mail Clip-O-Tron 3000” 是个 Mail.app 的插件，可以在 Mail 下直接将一封邮件剪切到 Omnifocus 下生成任务，对于工作离开不邮件的人来说这是个利器。
同步预置
Mac 版本可以和 iPhone 或者 iPad 版本通过网络进行同步是 Omnifocus 最大的优势之一，而且有多种方式可以供我们选择。我个人是用 MobileMe 来进行同步的，在免费的 iCloud 出来之前，没有 MobileMe 的用户可以尝试 Omni Sync 这个 Omnigroup 自己提供的服务来进行同步。点击“注册”即可跳转到注册页面，简单几步后即可获取一个免费的测试账号了。设置完成后，记得打开你的 iOS 设备，也进入“设置同步”的步骤，然后点一下上图中的“ Share Settings ”，即可通过 wifi 把设置从 Mac 传输到 iOS 客户端上。怎么样，方便吧 ？
设置都完成了，下面我们该快速的进入实战演练了。
最快速的上手
首先要啰嗦一下，在一篇文章内把 Omnifocus 的所有功能讲述清楚是个不可能完成的任务，更何况每个人根据实际情况的不同也会有迥然相异的用法，所以这里我们只是用个最简单通用的范例，来引导大家上手操作 Omnifocus，实现 GTD 里面的“收集—整理”的工作，让新手可以生成自己的任务列表，至于“组织—检查—执行”，我们要在后面详述了。
收集
上一篇中我们介绍过 GTD 的基本原则，其中第一步就是“收集”—把所有需要关注或执行的任务或者点子都倒入收件箱。那么，我们就来看看小李脑子里都藏着哪些事儿吧：
- 买10.1和小丽出去玩的机票
- 读完《冰与火之歌》第五卷
- 给外包公司结款
- 每天清除 Google Reader 里的未读项
- 策划设计公司的网站
- 整理 Twitter 的 List
- 问问 Steven 关于他的演唱会
- 缴纳交通违章罚款
- 交每个月的电话费
- 给 Jerry 准备生日礼物
- 召开每周例会
- 研究 GTD
- 去著名的日式拉面街大吃一顿
- 构思下一篇博客
- 测试公司产品的 html5 版本
- 和 Jaff 沟通产品的发展问题
- 每周二打篮球
- 研究寻找好用的 EDM 平台
- 自己尝试给爸妈做一顿饭
- 发送产品的 iOS 内测版本给用户
- 研究一下 Keyboard Maestro
- 关注 Kindle 的下一代产品，决定买不买
- 招聘一个 BD 经理
- 研究一下装修房子的问题
- 给老爸买一台小米手机
篇幅有限就不多写了，总之原则就是把脑子里能想到的都倒出来扔进收件箱，这样才能做到“摆脱压力”去专注于当前需要做的事儿。现在收件箱看起来变成了这个样子：
之前和 Cherry 探讨过一下“是否有必要把事情先放入 Inbox 再整理，为何不直接整理到项目下”这个话题，我的理解是这样的： Inbox 对于我来说比较像办公桌上触手可及的“便签”，当专心处理某件事情的过程中突然被意外打断的时候，我希望做的就是尽快把它记录下来然后继续回到处理的事情之中，既不希望丢掉对这个突发事件的关注，也不希望打断当前手里的工作去给它做仔细的规划，这就是 Inbox 显出作用的时候了。所以 Omnifocus 有很方便的 Quick Entry 和 Clipping 快捷键，就是为了不打断当前工作同时快速的添加 Inbox 项而设置的。只要做到定期处理清空 Inbox，就可以确保不会延误任何事情了。
文件夹、项目和任务列表
现在收件箱堆得满满了，我们该开始分门别类的处理他们了。在上文介绍过的“左边栏”里面，我们可以添加文件夹、项目和任务列表。归纳整理这些项目是个值得展开细说的话题，我们今天只拿一个最常见的典型来做例子。我处理左边栏项目的原则是这样的：
- 层级尽可能少一些：Omnifocus 支持无限的层级嵌套关系，但是过多的层级会让左边栏变成可怕的树状结构，而且在 iPhone 上一级一级的进入下一层也是个麻烦事儿，越简单的层级越能一目了然，提高查看的效率；
- Folder（文件夹）越少越好：多用 Project 少用 Folder，Project 可以被赋予诸如“平行”和“顺序”等属性，可以设置默认的 Context，最关键的是 Project 可以在 iPad上爽快的进行 Review（检查），Folder可就没这么好的待遇了；
- Project 也是越少越好 ：怎么连 Project 也要越少越好？我的看法是 Project 位于左边栏这块寸土寸金的黄金地段，只有长期固定的事情才应该被赋予 Project 的属性，比如工作上的某个项目，或者生活中经常做的某大类事情；
- 善用 Single Action Group：上面的大哥们都被缩减了，那就要灵活使用 Single Action Group 来补充啦。一些经常重复的固定又简单的项目（比如每天读报，每月还款）或者 只是偶尔发生没有太多前后关联的项目（比如一次旅游，一次会议），虽然他们可能包含多个 Actions 而不是简单一步即可完成，我们还是把它放入 Single Action Group 里面更好。Omnifocus 可以在任一个 Action 下建立下级 Action，所以我们完全不必担心。你可以把这样的 Action List 理解成为不出现在左边栏作为 Project 的小型 Project ：）
有了以上原则，再结合之前小李的那一堆 Inbox 项，我们初步建立左边的树状结构如下：
需要说明的几点是：
- 我比较习惯按照事情的逻辑关系来分层次和建目录，所以我的所有事项基本都在两个大文件夹下：Work 和 Personal 。Work 下的项目稍微复杂一些，按照职责我又建立了 Product、Operation 和 Team 三个文件夹，下面各有各的一些项目；而 Personal 下面比较简单，每个领域都是一个 Project，下面不再细化出子级的 Projects，而是用刚才说过的 Action Group 来操作；唯一一个 Folder 是 Reading 下面，除了随时发现好书放入 Reading List 之外，每本书在阅读的时候都会建立一个以书名命名的 Project，方便记录笔记和整理相关资料。
- 除了 Reading List 之外，在 Work 和 Personal 这两个文件夹下面各自还有2个 Single Action Group，一个是“Single Actions”，用以存放简单的、一次性的及不适合并入任何 Project 的任务；一个是“Someday/Maybe”，用来存放突发奇想的点子或短期无需（或无法）实施的任务，注意看他的状态有个暂停的符号，因为我把它的属性设置成了“On Hold”，这样它下面包含的所有内容都不会被认为是“Available”的，这个我们后面细说；
- 在 Work 和 Personal 两大文件夹之上，还有个叫做 Daily 的 Single Action Group，这里会存放每日例行的一些动作，比如上面提到过的“每天清空 Google Reader 未读”，还可以包含每天例行的“清空 Inbox”“检查可用任务”等多个 Action List，这是个很有用的方法，后面也会细说。
经过一番折腾，我们终于给 小李 列出来的所有项目都找到了一个归宿，他们愉悦的撤离了 Inbox，等待时机成熟时出现在我们面前让我们去执行。哦，等等，他们还少了点东西，就是下面这个咯。
Context（情景）
Context是个很有趣又有点纠结的东西，所以我们先给出范例，再来讲解：
从严格的 GTD 理念来说， Context 应该定义为“ 为了完成任务所以来的场所，人物或工具”。其实这个定义早就被拓展了很多，比如“Waiting”这种表示某种状态的 Context，甚至有人用项目或者工作职责来定义自己的 Context，比如“工作”“生活”“家庭”等等。还是那句话，最适合自己的方式就是最好的方式。只要记得 Context 是用来描述完成任务所需的“情景”即可。关于 Context 的话题可能用一篇长文都讨论不完，在此我们还是先简单的从上图中的范例做个交代：
- 场所类：Office，Home，Errands 这些都属于场所类的 Context，当你所在的空间变换了之后，可以根据这些 Context 更好的查看适合去做的任务；
- 方式（工具）类：Phone，Email，Online，Meeting 这些都是完成任务所以来的方式或工具，一方面执行任务的时候可以提供参考，一方面也可以在某一状态下完成不同 Projects 下的一些任务。比如 Work 中有些事情是需要用“Phone”来完成，Personal 下也有需要“Phone”的任务，当你在出租车上这种很适合且只适合打电话的场景的时候，不妨查看一下 “Phone”这个 Context 下可做的事情有哪些，不管是 Work 的还是 Personal 的，都会被放在一起一目了然，这就是 Omnifocus 对任务的强大的整理和组织能力的一个小小体现；
- People：Omnifocus 的 Context 也是可以无限层级的，这也是超越 Tags 的一个地方。在 People 下面列出日常打交道最多的人是个较好的办法。和上面说的“Phone”类似，你可能会有 N 件事情都和某人有关，但是他们分属不同的 Project 下面。不必担心忘记什么，打开这个人的 Context，一切就尽在掌握了；
- Waiting：这是个无比给力的 Context，当你需要做的事情需要别人先完成某个部分的时候，这个 Context 会确保你不会忘记，又不必时常摆在眼前烦人。同样，Waiting 也可以下分出若干个子 Context 来，既可以看 Waiting 这个 Context 查看所有等待别人的事情，也可以单独看看张三李四到底还欠着你什么事儿没办。
真不容易，我们总算是把一堆事情分门别类的放在了不同的 Project 下，也加上 Context 来更好的找到和区分他们。看看下面完成后的 Planning Mode 和 Context Mode，还是小有成就感的吧？
结语
憋了一周，终于完成了这篇文章，绞尽脑汁的想把 Omnifocus 最基础的入门只是一股脑倒出来，真的不太容易。其实本篇我们只是讲了一些最最基本的操作，距离完全发挥出 Omnifocus 的能量来还差得多呢。不过万事开头难，相信后面会越来越顺手。也希望各位看官看完本篇，可以兴致勃勃的自己动手去整理一下自己的 Project 和 Context。后面的篇章我们会正式进入细致的讲解，从收集，整理开始全面的讲述 Omnifocus 的各个功能和操作，并随时附带好用的快捷键帮助。最后送大家一句话共勉：坚持就是胜利！
本文原作者 李小欠
